Ausschreibung, Vergabe und Abrechnung (kurz AVA) ist ein standardisierter Prozess im Bauwesen, bei dem ein Bauprojekt durchgängig von der Kostenplanung bis zur Abrechnung begleitet wird. Das hierbei enorme Mengen von Daten und Informationen anfallen, steht außer Frage. Egal ob Kostenschätzung, Leistungsverzeichnis, Mengenberechnung, Bieterangebote oder Auftrags- sowie Abrechnungsdaten, all diese Informationen müssen zwischen den Projektbeteiligten zuverlässig ausgetauscht werden. Und die Menge der Daten wächst natürlich mit der Anzahl der Beteiligten und der Größe der Projekte.
Bekanntlich nutzen nicht alle Projektbeteiligten die gleiche AVA Software oder arbeiten noch nicht gemeinsam in einer gesicherten AVA Cloud-Umgebung zusammen. Wobei Letzteres von Projektsteuerern stark nachgefragt wird. Damit dennoch ein zuverlässiger Informationsaustausch gewährleistet ist, bedarf es eines zuverlässigen und standardisierten Dateiformates, welches die jeweiligen Daten der einzelnen AVA Phasen gesichert transportiert.
Damit der GAEB Datenaustausch gut funktioniert, ist der Einsatz von AVA Programmen notwendig, die einen reibungslosen Import und Export ermöglichen. Lassen sich die ausgetauschten Dateien nicht verarbeiten, verpufft der Rationalisierungseffekt des elektronischen Datenaustausches und das papierlose Arbeiten rückt in weite Ferne. Aber das muss nicht sein!
Der GAEB Datenaustausch soll dazu dient, einen einheitlichen Standard für den Austausch von Bauinformationen zu vereinbaren und damit alle Anforderungen an elektronische Prozesse zur Ausschreibung, Vergabe und Abrechnung bei der Durchführung von Baumaßnahmen zu unterstützen.
– BMUB, GAEB Geschäftsstelle www.gaeb.de
GAEB steht hierbei als Akronym für Gemeinsamer Ausschuss Elektronik im Bauwesen und zugleich als Synonym für einen standardisierten Austausch von Bauinformationen via GAEB Dateien, wie zum Beispiele Leistungsbeschreibungen, Kostenansätzen, Angebotsaufforderungen, Angebote oder auch Rechnungen. Der GAEB organisiert sich in verschiedenen Arbeitskreisen und formuliert die Bestandteile des GAEB-Datenaustausches und die genauen Inhalte der GAEB-Dateien. Die Ergebnisse des GAEB werden vom Deutschen Institut für Normung e.V. (DIN) veröffentlicht.
GAEB Dateien sind strukturierte und standardisierte Austauschformate, die unabhängig von Hard- und Software über eine sogenannte GAEB Schnittstelle ausgetauscht werden können. Über die Jahre wurden verschiedene Formate entwickelt. Das aktuelle Format ist GAEB DA XML, die zugehörigen GAEB Dateien basieren auf der etablierten Beschreibungssprache eXtensible MarkupLanguage (XML) und können mit moderner Software effizient verarbeitet werden.
Eine nähere Gegenüberstellung kann dem GAEB Flyer GAEB 90,2000, XML im Vergleich entnommen werden. Weitere Antworten zum Thema GAEB Datenaustausch sind u. a. auf der FAQ-Serviceseite des GAEB übersichtlich zusammengestellt. Einfach mal reinschauen.
Der GAEB Datenaustausch gliedert sich gemäß den jeweiligen Bearbeitungsphasen in sechs wesentliche Datenaustauschphasen. Für die einzelnen Phasen werden die Kennungen 81 bis 86 verwendet.
Planungsphase: Austausch zwischen Bauherr – Planer – Bauherr
Ausführungsphase: Austausch zwischen Bauherr – Bieter – Bauherr
Im Schaubild sind die Austauschphasen für das Format GAEB DA XML (Version 3.2) dargestellt. Mehr hierzu ist auch im Wikipediaeintrag Gemeinsamer Ausschuss Elektronik im Bauwesen zu finden.
NOVA AVA wurde als erste rein webbasierte AVA Software nach den vorgegebenen GAEB Spezifikationen vom Bundesverband Bausoftware e.V. (BVBS) zertifiziert. Der BVBS e.V. bescheinigt die Konformität mit den verbindlichen Prüfkriterien der GAEB DA XML Schnittstelle.
NOVA AVA bietet allen Projektbeteiligten einen GAEB-konformen elektronischen Austausch von Bauinformationen in Form von GAEB Dateien.
Die online AVA Software wurde speziell in den Bereichen AVA (Urkunde) und Bauausführung (Urkunde) geprüft und testiert. Die genauen Prüfkriterien können auf der Webseite Zertifizierungen des BVBS e.V. eingesehen werden.
Aber nicht nur das aktuellste GAEB Format verarbeitet NOVA AVA zuverlässig, auch die in die Jahre gekommenen, aber immer noch präsenten Formate GAEB 90 und 2000 werden verlässlich importiert bzw. exportiert.
Alle wichtigen GAEB Austauschformate stehen dem NOVA AVA Anwender für die Bearbeitung von Projekten und Leistungsverzeichnissen nach GAEB bereit. Je nach NOVA AVA Komponente (Modul) werden die maßgebenden Austauschformate durch intelligente Benutzerführung in den Funktionsdialogen angezeigt.
Leistungsverzeichnisse (LVs) als GAEB Dateien importieren geht in NOVA AVA schnell und vor allem zuverlässig. Direkt im Browser ohne Plugins oder sonstige Zusatzkomponenten.
Je nach Austauschphase werden die richtigen Informationen verarbeitet und zur Weiterbearbeitung übersichtlich dargestellt.
Wird zum Beispiel eine X86 importiert, so öffnet sich dieses Auftrags-LV direkt im richtigen NOVA AVA Modul. Alle Auftragsdaten werden vollständig verarbeitet, der Auftragnehmer wird zusätzlich direkt als Bieter im Preisspiegel angelegt.
Kein Problem! Einfach aus der alten AVA Software die bestehenden LVs über die GAEB Schnittstelle nach NOVA AVA portieren. Um möglichst alle Informationen in einem Rutsch zu erhalten, empfehlen wir eine GAEB 83 Datei zu verwenden. Hier sind alle Informationen vorhanden. Sollen hierbei die Formatierungen berücksichtigt werden, dann bitte eine X83 mit dem Fremdsystem erzeugen. Sind in den original LVs Preise vorhanden, dann einfach darauf achten, dass die Ausgabe der Preise beim Export aktiviert ist.
Sollten keine GAEB Dateien vorliegen, weil die bisherige AVA diese Funktionalität nicht bietet oder weil noch keine AVA vorhanden war, so lassen sich auch alternativ LVs als Excel-Datei importieren.
Alle notwendigen GAEB Informationen wie LV-spezifische Metadaten, Adressen, Termine, etc., können einfach erfasst und in jeder Bearbeitungsphase ohne einen zeitraubenden Modulwechsel eingesehen werden. Anmerkung: Wer nicht möchte, dass im Mehrbenutzermodus jeder Anwender Zugriff auf bestimmte Daten hat, der kann in NOVA AVA auf das ausgeklügelte Rechte&Rollen-System zurückgreifen. Damit lässt sich ohne Weiteres jede Organisationsstruktur abbilden.
Die Struktur des Leistungsverzeichnisses kann jederzeit geändert werden. Die Ordnungszahlen (OZ) können dann im Anschluss mit der komfortablen Funktion Neu nummerieren automatisch und blitzschnell angepasst werden. Sollte aber die gewählte Gliederung des LVs nicht dem gewünschten GAEB Format entsprechen, so zeigt dies NOVA AVA direkt in der LV-Prüfung an.
LV-Positionstexte werden oft als Fließtext erfasst, d.h. auch, dass sich der Anwender nicht um Zeilenumbrüche kümmert. Je nach Breite der Erfassungsmaske werden die Zeilenvorschübe dann vom System automatisch erzeugt. Damit nun die Zeilenumbrüche auch in der PDF-Ausgabe eines Leistungsverzeichnisses an der gleichen Stelle erfolgen, gleicht NOVA AVA automatisch Darstellungsbreiten, Schriftarten und Schriftgrößen zwischen Erfassungsmaske und Druckausgabe ab, bzw. rechnet zwischen Pixel und Millimeter um. Kurz und gut: Der Texteditor sorgt für einheitliche Zeilenabstände, robuste Formatierungsanweisungen, Seitenumbrüche im Text, unkompliziertes Handling bei Grafik, Tabellen und Textergänzungen. Dazu kommt ein echtes what you see is what you get. Und wenn Langtexte aus anderen Anwendungen kopiert werden, können die bestehenden Formatierungen ganz einfach zurückgesetzt werden.
Alle zulässigen GAEB Formatierungsoptionen werden in NOVA AVA angeboten. Beim Export werden dann automatisch nur die Formatierungen berücksichtigt, die auch nach dem jeweiligen GAEB Standard erlaubt sind. Vorteil: Der Anwender muss nicht für jeden Export das Leistungsverzeichnis neu formatieren.
Die Positionsattribute, wie Eventuale, Grund-/Alternative, Freie Menge, Pauschale, etc., lassen sich dynamisch für jede Position komfortabel zu- und abwählen. Kleine Tooltipps dienen hier als Gedankenstütze und zeigen welche Bedeutung die jeweiligen GAEB Attribute innehaben.
Die LV Prüfung nimmt den Anwender an die Hand und zeigt ihm übersichtlich, welche formalen Warnungen und Fehler im aktuellen Leistungsverzeichnis auftreten.
Gerade in großen LVs eine echte Hilfe. Leicht kann es passieren, dass mal eine Grundposition zu einer alternativen Ausführungsvariante fehlt oder eine Pauschalposition nicht als eine solche gekennzeichnet wurde. Mit der LV Prüfung sind die Anwender auf der sicheren Seite. Die Prüfung kann vom Anwender in jeder Bearbeitungsphase manuell aufgerufen werden. Bei wichtigen Bearbeitungsschritten, wie zum Beispiel beim GAEB Export, wird die Prüfung automatisch durchgeführt. Damit wird sichergestellt, dass alle Daten konsistent sind.
Ausschreibungstexte von Textherstellern lassen sich in NOVA AVA einfach verwenden, zum Beispiel STLB-Bau, sirados, Heinze und weitere. NOVA AVA bietet für einige Anbieterlösungen eine direkte Textschnittstelle an. Natürlich kann aber auch auf die angebotenen Texte und Preisinformationen über einen GAEB Import zugegriffen werden. Einfach die Texte als GAEB Dateien importieren und die so entstandenen LVs als Stamm- oder Mutterleistungsverzeichnisse definieren.
Mehr Informationen zu den diversen Textsystemen können auf der Seite Ausschreibungstexte eingesehen werden.
Mengen für die Mengenermittlung lassen sich direkt in das Leistungsverzeichnis als X31 Datei oder über die DA11 Schnittstelle importieren. Natürlich steht auch ein vollumfänglicher Export der ermittelten Vordersätze zur Verfügung. Alle wichtigen Rechenformeln und Formate für den Datenaustausch werden in NOVA AVA angeboten.
Egal welches Austauschformat (GAEB 90, 2000, XML) für den Export gewählt wird, es werden, – ohne komplizierten Mehraufwand für die Anwender –, intern genau die Daten aufbereitet, die für das zu exportierende Dateiformat zulässig sind.
Ein nach GAEB DA XML importiertes und bearbeitetes LV lässt sich ohne Weiteres z. B. nach GAEB 90 exportieren. Wo eventuell noch eine notwendige Information fehlt, dann zeigt die LV-Prüfung das direkt an!
Alle Leistungsverzeichnisse, Kostenberechnungen und Mengenermittlungen lassen sich als PDF oder auch als Excel-Datei ausgeben. Den Detailierungsgrad der Dokumente und Dateien kann der Anwender hierbei frei festlegen. Die gewünschten Exporteinstellungen können dabei für die Zukunft als eigene Vorlagen gespeichert werden.
Bieterangebote abzutippen macht einfach keinen Spaß. Geht natürlich auch, muss aber nicht sein. Deshalb ist eine GAEB Schnittstelle für den Import der jeweiligen Angebote (Austauschphase 84) ein absolutes Muss für eine ernstzunehmende AVA Software. NOVA AVA bietet alle Vorteile die durch einen GAEB Angebotsimport entstehen, zudem helfen erprobte Preisspiegelfunktionen dann auch das wirtschaftlichste Angebot zu finden. Wer es einmal ausprobiert hat, der kann es nur bestätigen: Angebote importieren, prüfen und werten wird mit der NOVA AVA Komponente Vergabe zum Kinderspiel.
Bieter ohne GAEB Schnittstelle können auch direkt ihr Angebot über die Komponente Ausschreibung abgeben. Einfach aus dem Adressbuch heraus die gewünschten Teilnehmer zur Ausschreibung einladen oder einen für jeden zugänglichen, öffentlichen Link generieren. Die Bieter können dann über einen gesicherten Zugang direkt die Ausschreibung einsehen, Dokumente austauschen, Rückfragen stellen und ihre Angebote abgeben.
Mit einem Klick werden so direkt nach Submissionsende die freigegeben Angebote im Preisspiegel, numerisch sowie grafisch angezeigt. Alles online, direkt und ohne Umwege. Mehr hierzu in unserem Youtube Video: Ausschreibung & Angebotscockpit.
Alle Auftragsinformationen sind in einer GAEB 86 Datei enthalten. Sie dient als Grundlage für die Bauabrechnung. Mit NOVA AVA lässt sich eine solche Datei nach der erfolgreichen Angebotswertung und Auftragserteilung vollständig erzeugen. Einfach das gewünschte GAEB-Format (90, 2000, XML) auswählen, exportieren und der bauausführenden Seite zur Verfügung stellen. Somit erhält der Auftragnehmer alle für die Aufmaß- und Abrechnungsbearbeitung relevanten Auftragsdaten. Werden Nachträge notwendig, so kann der Auftragnehmer die GAEB 86 Datei ergänzen und für den Reimport zur Verfügung stellen. NOVA AVA erweitert dann den Hauptauftrag entsprechend und zeigt dann alle Nachträge mit den zugehörigen Informationen für die Bearbeitung an.
Aufmaße können manuell in der NOVA AVA Komponente Leistung/Aufmaß erfasst werden. Für jedes Aufmaß ein eigenes Erfassungsblatt, das macht es übersichtlich. Aufmaße können aber auch direkt importiert werden. Das spart nicht nur viel Zeit, sondern ermöglicht auch eine gezielte Kontrolle der Leistungsstände. Durch den Import/Export sind alle Baubeteiligten immer auf dem aktuellsten Stand.
Wie bei der Komponente Ausschreibung auch, kann der Auftragnehmer dem jeweiligen Auftragnehmer einen gesicherten Zugang zur direkten Leistungsmeldung freischalten. Dort kann dieser das Abrechnungs-LV einsehen und innerhalb der von ihm erstellten Erfassungsblätter die erbrachten Leistungen erfassen oder importieren und dann zur Prüfung einreichen.
Für NOVA AVA wurde eine umfangreiche Online-Hilfe und ein Tutorial-Bereich mit anschaulichen Videos erstellt. Hier gibt es schnelle Übersichten und zusätzlich werden Zusammenhänge aufgezeigt, die den Einstieg und das Arbeiten mit NOVA AVA noch leichter und effektiver gestalten.
Für den Fall, dass es trotz der genauen Datenprüfung Probleme mit Import von fremden GAEB Dateien gibt: Das NOVA AVA Support-Team lässt niemanden im Regen stehen und bietet kostenfreien Support und GAEB Datenanalysen auch für Nicht-Kunden an.
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NOVA AVA BIM ist eine cloudbasierte Software für 3D-modellorientiertes Kostenmanagement und eignet sich für alle Fachbereiche in Hoch-, Tief-, Anlagen- und Landschaftsbau. Software as a Service für Kostenplanung, LV-Erstellung, Ausschreibung, Vergabe, Abrechnung und Controlling von Bauprojekten funktioniert einfach, robust und schnell - ganz unabhängig von Ort und Zeit.
Alle Daten werden auf ISO 27001 zertifizierten Anlagen über dedizierte Cloud-Server in Deutschland und nach den Vorgaben der DSGVO gehostet. Die Webanwendung NOVA AVA wurde vom BSI zertifizierten Sicherheitsdienstleister secuvera GmbH untersucht und ist nach OWASP-Richtlinien verifiziert gegen Angriffe abgesichert.
